收文處理程式     凡上級發至本單位的所以公文檔案、材料等，統稱收文。收文處理包括：簽收、登記、批辦、承辦、注結、歸檔等環節。 一、簽收。收到來文，首先要看清是否屬於本單位收文，然後清點，核實來文數量、封皮編號與投遞是否相符，檢查檔案裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤後，方可簽字、蓋章、注時。二、拆封。上級來文，均由檔案專管人員拆封，其他人員不得拆封。寫明某個部門或個人親收的檔案，應登記後轉送有關部門或個人簽收。三、核對。檔案拆封後，要對照發文通知單核對檔案種類和份數。有回執的，在回執單上簽字，蓋章後，退回發文單位。同時，檢查檔案是否有未裝訂、缺頁或手續不全等差錯，發現問題及時想發文單問查詢，予以彌補。四、登記。將收到的黨內檔案先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、密級、檔案標題、份數、書皮編號等逐項進行登記。行政檔案轉校長辦公室。五、擬辦。收文登記後，要填寫〈公文處理單〉，並提出擬辦意見。為方便領導批辦，可將本文提出的或與本文有關的檔案資料附在本文之後，供領導參閱。六、批閱。上級來文由黨辦負責同志批閱。批文時要認真閱文，弄懂弄清檔案要求，並提出處理意見。需辦理件，要寫清承辦單位、承辦要求、承辦時限等；需閱知件，要提出閱知範圍；需傳達件，要提出傳達範圍和時間；需影印件，要提出翻印份數和發放範圍等；最後要簽名、注時。七、分辦。需要辦理的檔案，要按批辦意見，分送有關部門或承辦人員辦理。八、傳閱。需要傳閱的檔案，要按批示意見傳閱。傳閱中，應先送主要領導和分管領導閱：各部門間安排主管部門先看。領導同志閱文後要簽字、注時。如有閱批意見，要按領導同志的意見，做好補辦工作。檔案傳閱前，要認真登記，閱完後進行檢查，隨時掌握檔案的去向o九、承辦。承辦單位接到需辦檔案後，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上單位承辦的檔案，主辦單位要主動會同有關單位協商辦理，並負責回覆辦理結果。十、催辦。對需送有關部門辦理的重要檔案，要定期或跟蹤進行督促檢查，並做好催辦記錄，辦完後要向分管領導和辦公室負責同志反饋結果。十一、注結。檔案辦理完畢，應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，註明辦理日期，並簡要寫明辦理結果。十二、歸卷。將辦理完畢的檔案按不同的分類和序號分別歸在相應的檔案分類盒內，以備查考。十三、清退。接到檔案清退通知以後，要按規定的清退範圍和清退時間，填寫清退表，到所在地黨政機關文管部門進行清退。清退中發現檔案短缺，要認真組織找查，並及時向上級主管部門彙報。十四、立卷。把對本單位工作有查考價值的上級檔案、材料收集齊全，按文書立卷有關規定整理成案卷，並填寫案卷目錄。十五、歸擋。將立好的案卷向校綜合檔案室移交，移交時應履行審定、交接手續。十六、銷燬。沒有存檔價值的檔案以及其他材料，經鑑定、批准後，可進行銷燬，銷燬秘密檔案，要由專人（兩人以上）到指定的造紙廠鑑銷，嚴禁向廢品收購部門或個人出售。發文處理程式黨委辦公室所發出的檔案材料，統稱發文。發文處理包括：擬稿、會籤、核稿、籤 發、編號、繕印、校對、用印、登記、分發、歸檔等環節。一、擬稿。就是草擬檔案的初稿。這是發文處理的第一道程式，是關係到檔案質量的基礎工作，必須十分認真細緻。二、會籤。各職能部門需以黨委或黨委辦公室名義發文時，部門領導在公文稿紙“核稿”欄簽字；凡涉及到其他有關部門事宜，要事先與有關部門會籤，核稿或會籤後送黨委辦公室。黨政聯合行文的還要由主管或分管校長會籤。三、核稿。即對檔案草稿進行稽核。由辦公室分管文字的負責同志在草稿未送主管領導審批之前，依據公文的基本要求，對草稿的體式、內容等進行全面的稽核。黨政、兩辦聯合行文的還要由校長辦公室核稿。四、簽發。簽發是領導對文稿的最後審批，檔案草稿經領導人簽發後，即成為最後定稿，檔案據此生效。五、編號。文稿經領導同志簽發後，要進行編號登記，防止發文混亂。編號應按公文格式新規定的方法編排，一般包括髮文代字、發文年號和該年度發文序號三部分組成，如，校黨字［××××］第×號。六、繕印。即對經領導同志簽發後的文稿進行印製，在繕印過程中，必須做到：1、必須以經領導同志簽發後的定稿為依據，忠於原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經簽發人批准。2、注意排版藝術，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。3、注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印製的底板、清祥、廢頁也要管理好，防止洩密。七、校對。校對是檔案制發過程中的一個重要環節，也是辦公室的一項重要工作職責。要堅持三校制度。一校由起草者進行。二校由核稿人員進行，三校最好由部門負責人進行。校對時要以檔案定稿為基準，進行認真仔細地校對，連標點符號也不能放過，把住檔案制發的最後一關。八、用印。即在製成的公文上加蓋機關印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當，即所謂“上不壓正文，下要騎年蓋月”。九、分發。發放檔案時，必須建立發文登記簿，嚴格履行收文人簽字手續，保證檔案發放不出差錯。十、歸擋。這是發文處理工作最後一道工序，即將製成的檔案連同文稿一起，按正文在上、草稿在下的順序收集起來，年終按文書檔案管理的要求，整理歸檔。