感情大使17 2022-06-14

一 郵件的正確使用場景

適合使用郵件的場景：

1。公告、流程、事件通知、制度流程的釋出等；

2。正式的彙報、時間的確認和通知；

3。會議紀要或專案啟動等需要多部門溝通的事項；

4。公司內部審批流程；

5。其他正式場合；

不適合使用郵件的場景：

1。不適合聊私事，任何私事都不適合在郵件中進行溝通；

2。不適合吵架，如果覺得自己發出的內容可能帶有一些負面的資訊，儘量的採取方面溝通的方式。透過雙方的表情和語氣，能夠減少誤解；

3。不適合大規模的反覆討論，比如很多人在郵件中針對同一個事情各自提出自己的看法；

4。不適合討論過於細節的事項，討論的內容過多會造成，郵件的臃腫，也不便於查詢；

二 郵件的正確寫作方法

1。郵件標題

1）清晰的標題可以增加收件人開啟的慾望和恢復的速度。如：請審批某某事項的申請；請回復關於對某事件的意見；通知：關於公司內部召開某活動等；

2）郵件被轉發或回覆後，改變了郵件討論的主題時，需要修改郵件標題便於閱讀；

2。收件人和抄送人

1）郵件的任何一次書寫和回覆都要檢查收件人和抄送人是否適合，是否應該瞭解郵件的全部內容。

3。附件

1）檢查附件的完整和標題；

2）修改附件重新發送的時候相應修改附件文件的名稱和郵件主題，可以加上“以此為準”、“終版”等標識，並在郵件正文加以說明；

3）有多個附件的時候可以給附件編號，並在文件名稱前進行修改，附件一，附件二。

4。正文

1）簡明扼要，條理思路清晰，儘量不要用太長的句子，儘量分段列式；

2）告知相關人員見到郵件後需要進行的行動，如請審批、請轉發、請知悉、請回復或其他需要進一步的行動。

5。其他細節

郵件進行轉發的時候可以對轉發的郵件內容進行一個簡單的概括，並告知收件人自己轉發郵件的目的以及希望對方下一步的行動。

每一次寫郵件的時候都問一下自己，假設你是收件人，你是否願意閱讀一份標題和內容都混亂的郵件，並給與回覆呢？推己及人，把郵件寫得簡潔清楚，可以提高自己和同事們共同的工作效率。