分發Excel報告的一種好方法是將它們儲存為PDF檔案，然後再分發檔案。收到您的PDF檔案的人可以在其桌上型電腦和移動裝置上閱讀該檔案，並且可以。。。 分發Excel報告的一種好方法是將它們儲存為PDF檔案，然後再分發檔案。收到您的PDF檔案的人可以在其桌上型電腦和移動裝置上閱讀該檔案，並且可以 展開

520kjj01262020-09-29

分發Excel報告的一種好方法是將它們儲存為PDF檔案，然後再分發檔案。

收到您的PDF檔案的人可以在其桌上型電腦和移動裝置上閱讀該檔案，並且可以輕鬆列印該檔案。

唯一的限制是，在不使用第三方載入項的情況下，所有報告都必須位於同一工作簿中。

如何為PDF準備報告

要為PDF準備報告，請執行與將報告列印到印表機相同的步驟。也就是說，您將列印區域分配給要列印或另存為PDF的工作簿的所有區域。

要在工作表中分配第一個列印區域，請選擇區域，然後選擇“頁面佈局”，“頁面設定”，“列印區域”，“設定列印區域”。

要在同一工作表中分配另一個列印區域，請選擇該區域，然後選擇“頁面佈局”，“頁面設定”，“列印區域”，“新增到列印區域”。

接下來，通常要為要列印或儲存為PDF的每個工作表分配相同的選項卡顏色。假設您要分配紫色選項卡作為“列印”選項卡。

為此，右鍵單擊選項卡，選擇“選項卡顏色”，然後在“標準顏色”區域中，選擇紫色正方形。然後將相同的紫色分配給分配了“列印區域”的其他工作表的選項卡。

如果您有多個紫色的標籤，並且將它們並排放置，它們將更容易使用。因此，如果您的紫色選項卡散佈在工作簿的其他選項卡中，請單擊並拖動紫色選項卡，使其並排放置。

此時，在列印報告或將其另存為PDF檔案之前，儲存工作簿是一個好主意。一會兒您就會明白為什麼。

如何列印預覽報告

在將報告列印或儲存為PDF檔案之前，最好先進行列印預覽。為此，首先選擇帶有紫色選項卡的所有工作表。

為此，請單擊最左側的紫色選項卡，按住Shift鍵，然後單擊最右側的紫色選項卡。這樣做後，請注意您的文件視窗的標題已從MyReport。xlsx – Microsoft Excel，更改為MyReport。xlsx ［Group］ – Microsoft Excel。

要列印預覽報告，請選擇“檔案”，“列印”或按Ctrl + p，這將帶您進入Excel Backstage檢視的“列印”區域。螢幕的右側將顯示報告首頁的列印預覽。

您可以使用右側的捲軸滾動檢視報告影象的其他頁面。您也可以單擊列印預覽影象，然後使用Page Down和Page Up鍵在報表影象中向下或向上滾動。

如果發現問題，請按Esc鍵返回到就緒模式。然後-這很重要-立即取消您對工作表的選擇的分組。為此，選擇任何非紫色選項卡。或者，如果所有選項卡均為紫色，請選擇除活動選項卡以外的任何選項卡。

取消對工作表進行分組很重要的原因是，當您對一組工作表中的任何工作表進行更改時，您對組中的所有工作表都進行了相同的更改。如果您要這樣做，可以節省很多時間。但是，如果那是您不想執行的操作，那麼它確實會弄亂您的報告。

如果忘記對工作表進行分組，然後對其中之一進行更改，則有兩種恢復方法。首先，如果您沒有進行太多更改，則可以根據需要多次按Ctrl + z撤消所做的更改。或者，您可以簡單地關閉工作簿而不儲存它，然後再次開啟它。

（這就是為什麼我要求您在列印預覽之前儲存工作簿。）

如何將報告另存為PDF或列印它們

列印預覽報告後，它們看起來還不錯，是時候將其列印或儲存為PDF了。

要列印它們，請選擇“檔案”，“列印”或再次按Ctrl + p，確保印表機設定正確，然後選擇“列印”。

要將它們儲存為PDF，請首先選擇“檔案”，“另存為”，然後在“另存為”對話方塊中，選擇PDF（* 。pdf）作為“儲存型別”。完成後，“另存為”對話方塊將展開，以包括三個附加選項。

首先，您可以選擇是將檔案設定為標準大小還是線上釋出的最小大小。您可能想嘗試這些選項，以檢視較小的尺寸是否通常適合您。

另存為PDF選項對話方塊其次，您可以選擇“選項”按鈕，這將啟動此處顯示的“選項”對話方塊，並顯示其預設設定。

在此對話方塊中，最重要的選擇是確保選擇了活動工作表。否則，如果選擇了“整個工作簿”，則將所有非報告工作表都包括在PDF中。

您還有三個選擇：

文件屬性。選中此複選框時，Excel將在檔案中包含標題，主題，作者和類似資訊。

文件結構標籤以實現可訪問性。預設情況下，此複選框處於選中狀態，以便殘疾人士可以更輕鬆地訪問PDF檔案。如果希望檔案儘可能小，請清除此複選框。

符合ISO 19005-1（PDF / A）。 根據Wikipedia的說法，“ PDF / A是專用於電子文件數字儲存的可移植文件格式（PDF）的ISO標準化版本。

“ PDF / A與PDF的不同之處在於，它禁止使用不適合長期歸檔的功能，例如字型連結（與字型嵌入相反）。

“ PDF / A檔案檢視器的ISO要求包括顏色管理準則，對嵌入式字型的支援以及用於讀取嵌入式註釋的使用者介面。”

PDF / A設定還會禁用透明度和某些其他效果。禁用透明度後，以前是透明的物件可以在PDF中變為純黑色。

僅當檔案用於需要它的政府機構時，或者您需要該檔案適合長期歸檔時，才選擇此設定。但是您需要仔細檢查已儲存的PDF檔案，以確保其可讀性。

選擇了要使用的設定後，選擇“儲存”。這樣做時，Excel會將檔案副本另存為PDF，但原始工作表仍在Excel中開啟。

最後，這很重要，請確保在必要時取消工作表的分組。也就是說，如果選擇了多個工作表，請單擊未選擇的工作表的選項卡。或者，如果都選擇了它們，請單擊未啟用的工作表的選項卡。