舊愛太濃17 2022-07-14

外貿工作其實是一個很考驗人的工作，需要有很好的外貿溝通技巧來促成最終的成功。要講究對外溝通技巧，下面我整理了對外溝通技巧，供你閱讀參考。

　　對外溝通技巧一 做個周到的主人

如果溝通是在你的公司進行，除了應向溝通對手提供舒適的場所以外，更應該儘量配合對手，向他提供有助於溝通進行的服務與裝置。例如，大大方方地告訴他“ You can use our office equipment if necessary。”（如果必要的話，您可以使用我們的辦公室裝置。）協助對手對溝通內容做正確的衡量，其結果可能也是對己方極為有利的。

　　對外溝通技巧二 詢問對方的意見

每個人都希望自己的意見受到重視。當你和他人進行溝通時，除了說出自己的想法以外，隨時可加上一句“What is your opinion？”（你的意見是？）或“ I‘d like to hear your ideas about the problem。”（我想聽聽你對這個問題的看法。）不但讓對方感覺受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達成協議。

　　對外溝通技巧三 向溝通對手錶示善意與歡迎

如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything。“ （我會安排一切。）不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進行溝通。

　　對外溝通技巧四 妥善安排會面的約定

當你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書信通知對方。出國以前再以Telex或電話向對方確認訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要透過對方的秘書安排，告訴她：”I’d like to make an appointment with Mr。Lee。“（我想和李先生約見一次。）讓對方對你的造訪有所準備，才會有心情和你洽談。

　　對外溝通技巧五 溝通進行中應避免干擾

如果溝通的地點是在你的公司，那麼請叮嚀你的部屬，勿在溝透過程中做不必要的干擾。因為過份的干擾會影響溝通的意願和熱忱。

　　對外溝通技巧六 遵守禮儀

溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對手講話時左顧右盼，都足以使人對體產生不良的印象，而減低與你洽談的興致。

　　對外溝通技巧七 適時承認自己的過失

如果你明顯地犯了錯，並且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“I‘m sorry。 It’s my fault。”（對不起，是我的錯。）通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴大事端。

　　對外溝通技巧八 抱怨不是無理取鬧

以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結果適得其反。服務員上錯了菜，旅館女服務員忘了整理你的房間，送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實令人懊惱。但是生氣並不能解決問題，不如心平氣和而語氣堅定地告訴對方 “I have a complaint to make。”（我有怨言。）然後告訴他所發生的事。

　　對外溝通技巧九 資料須充實完備

具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當客戶聽到你說 ”We have a pamphlet in English。“（我們有英文的小冊子。）或 ”Please take this as a sample“（請將這個拿去當樣品。）時，一定會興趣大增，進而問你許多和產品有關的問題。如果你平時資料蒐集得全面，便能有問必答。這在商務溝通上是非常有利的。

　　對外溝通技巧十 緩和緊張的氣氛

當會議因冗長而陷於沉悶、緊張的氣氛時，做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結果的。如果能在不打斷對方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何？）對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以經解。當你們再回到會議桌時，也能以清晰的思路繼續溝通。

　　對外溝通技巧十一 清楚地說出自己的想法與決定

如果在溝通場合中，你無法詳實地說出心中的意念，不僅會使對方聽得滿頭霧水，說不定還會讓對方認為你對實際情形根本不瞭解，而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車禍的發生時，不能提醒他“Ihad theright-of-way。”（我有優先行駛權。）或沒告訴他“ I think I should call a lawyer。“（我想我該叫個律師。）你也許因此而吃了大虧。還有很多情況是特別需要提供詳實資料的，例如：向醫生敘述你的病痛，告訴理髮師你所要的髮型，向客戶講解產品的特性等。平常多注意點英美人士對這類場合的應對，您這方面的英語一定會大有進步！

　　對外溝通技巧十二 找出問題癥結

任何一個衝突或誤解的產生，都有潛在原因。為什麼你的老客戶這回不向你的公司訂貨？為什麼對方不能達到你的要求？這種情況發生時，要立刻積極地探索原因。向對方探詢“What seems to be the troubte？”（有什麼困難嗎？）或問一句“Is there something that needs our attention？” 有什麼需要我們注意點的嗎？）都能表示你對事情的關切。知道問題的癥結，才有辦法進行溝通。

　　對外溝通技巧十三 要有解決問題的誠意

當客戶向你提出抱怨時，你應該做的事是設法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關切與解決的誠意。你的一句“Please tell me about it”（請告訴我這件事的情況。）或“I‘m sorry for my error and assure you I will take great care in performing the work”（我為我的錯誤感到抱歉，並向您保證，我會盡全力處理此事。）令對方覺得你有責任感，也會恢復對你的信任。

　　對外溝通技巧十四 適時提出建議

當損失已經造成時，適時地提出補救方法，往往能使溝通免於陷入僵局，甚至於得以圓滿地達成協議。例如：你運送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標明的，而你又能立即向他保證 “We’ll send you a replacement right away。” （我們會立即寄給您一批替換品。）或者告訴他“We can adjust the price for you if you keep the material。”（如果您留下這批材料，我們可以為您調整價格。）那麼，客戶心中的憂慮必定立刻減半，而願意考慮您的提議。

　　對外溝通技巧十五 隨時確認重要的細節