採購員如何約束供應商？

作者：由匿名使用者發表于收藏
2021-10-08

匿名使用者 1級 2013-10-21 回答

由於市場機制的不完善，運作不規範，導致企業採購不同程度地存在不良行為。如果物資採購管理缺乏必要的制度約束和監督，就會造成在採購過程吃回扣，向供應商索要錢物，以次充好，損公肥私，貪汙腐敗。與其他工作相比，物資採購工作的漏洞更為隱蔽，從而誘使一些人鋌而走險，利用手中的權利，視企業利益於不顧而中飽私囊，甚至有的為了滿足個人私慾，置黨紀、國法於不顧，走上經濟犯罪。

隨著企業的發展和市場機制的不斷完善，如何加強物資採購管理已逐步成為企業管理的焦點。物資部為此制定了各種管理辦法和制度，建立約束機制，實施監督管理，加強廉政建設，為降低成本，實現陽光采購做了多方面的努力。

以下是一些建議和措施：

一、注重學習，提高員工素質，增強法紀觀念。

從業務知識、規章制度、反腐倡廉教育入手，分層次各有側重地進行。對計劃、採購人員側重本專業知識及國家、部、局、工廠有關法制法規的學習；倉庫保管人員側重學習不同物資的管理方法與發放制度；其他人員重點學習崗位責任制。透過堅持不懈地學習與教育，員工的素質明顯提高。為了鞏固教育成果，使員工在實際工作中自覺規範行為，物資部在全體計劃、採購人員中開展了承諾活動，各計劃、採購員就嚴格執行物資部關於採購人員廉潔自律準則進行承諾，並在承諾書上簽字，使內部形成了自覺遵章守紀的氛圍，為進一步搞好物資採購工作，打下了堅實的基礎。

二、定期輪崗，為從源頭防止腐敗提供保障。

為了保證各項工作有序運作，各種制度的有效執行，政令更加暢通，今年初，對採購組的部分計劃、採購員進行了崗位輪換。具體做法由黨政領導班子集體討論決定，並在職工大會宣佈、及時交接、限期上崗，在較短的時間內接上各項業務工作。崗位輪換有三點好處：首先可以讓計劃、採購人員熟悉更多的工作崗位，掌握更多的業務知識，有益於長效管理；其次，可以避免計劃、採購人員在同一業務崗位上長期對外聯絡，單一交往供應商避免發生不良現象；其三，對一些已發生的失誤和問題，便於及時彌補和糾正，避免造成損失。

三、健全制度，逐步完善了採購管理的執行體系。

在貫徹執行國家經貿委九號令的基礎上，結合實際完善管理制定。重新修改、制定了《積壓物資考核辦法》、《料差考核辦法》、《儲備資金考核辦法》、《員工績效考核辦法》、《預付款管理辦法》、《計劃、採購人員崗位經濟責任制考核辦法》、《物資招標採購實施細則》等辦法、細則。這些辦法、細則涵蓋了物資採購管理中的資訊化運作、集中採購紀律約束，價格管理、儲備資金管理，因而形成了採購管理組織領導體系；採購計劃管理體系；日常監控約束體系；招、議標採購實施程式體系；價格調查與調整的動態管理體系等等。這對提高物資採購、管理人員的業務水平和增強約束力均體現了較好的效果。

四、強化資訊管理與市場調查，為物資採購提供可靠的依據。

隨著網路的發展，企業的採購意識和觀念也在不同程度地發生轉變，能否做好物資採購監督與管理，降低材料成本，對市場資訊資源及時、準確、全面的瞭解起著很大的作用。物資部要求計劃、採購人員採用網際網路、電子信箱等現代化通訊手段及時獲得國內各地區同行業材料的價格資訊資料，並將其整理和存檔，隨時對可採購物資實行比價管理；或者查閱相關物資報刊，收集物資價格資訊；或透過電話、電傳、信函等多種形式，結合現場實地考察和調研，對供方的產品質量、企業資質、信譽、供應能力、售後服務和產品價格等進行跟蹤調查，建立合格供方及價格資訊檔案，以便及時掌握市場價格波動情況，為比質比價採購，控制採購成本，擇優選定合格供方提供真實、可靠的依據。同時，還要求計劃採購人員做到“三勤”：一勤於瞭解修車進度、物資庫存等資訊，本著降低庫存，提高資金周使用率的原則，制定合理的物資採購計劃；二勤於對供應過程中材料的質量和消耗進行跟蹤，掌握材料的使用情況以及供方的售後服務、供應能力，定期組織相關人員對供方進行評價，篩選質量高、信譽好的供方作為合格供方，減少物資採購的隨意性和盲目性；三勤於進行市場調查，瞭解市場行情及物價波動資訊，增強各類價格資訊的真實性，為領導決策提供及時、準確、可靠的依據，使物資採購奠定在市場分析的基礎上，使資訊資源得充分利用，從而杜絕盲目採購的漏洞，起到降低物資採購成本，提高經濟效益的目的。

五、從嚴治理，加大了以下幾個方面工作的監督力度。

1、對招（議）標採購工作的監督。在物資採購方面逐步推行招（議）標，結合實際，制定了招（議）標採購的規範性檔案，並嚴格執行。每一次招標前，實行招標資訊公開，招標程式公開，只要資質審驗合格的供應商都有機會參加投標。整個招標過程，在物資部主管和分管領導、企管、審計、監察、質檢、使用單位及有關人員的指導、監督下進行，對投標單位當場開標、評標、定標、宣佈結果，體現了公平、公正、公開的原則。透過招（議）標規範了採購行為，健全了制約機制，體現了集體採購，民主決策的優勢，避免了工作失誤，消除暗箱操作嫌疑。

2、對採購資金分配的監督。由於企業相互欠款沉澱、流動資金不足等原因，採購資金使用與分配始終困擾採購工作的正常運作，給各方人員帶來了不同壓力。為合理使用資金，制約作採購計劃盲目性，針對這一關鍵環節，從2005年開始，在償還部分陳年款賬的前提下，物資部一改過去按採購量與工廠安排資金的比例分配採購資金，變為按工廠修車實際消耗量與工廠安排的資金的比例分配採購資金，對供貨不足三個月的廠商不予安排資金。同時對計劃員安排的每一筆資金進行嚴格稽核，避免因私人關係或為撈取好處而多次給同一廠家付款的不良行為。如發現不按要求安排資金的，立即取消資金的安排，並對計劃員進行批評教育，如連續多次發生這種現象，則調離崗位。特別是對預付款的管理，每一筆預付款需要由主任簽字、會計員備案後，方可到工廠財務辦理預付款手續，並要求採購員在兩個月之內清理預付款，避免因預付款過多而影響工廠資金的週轉率。

3、對物資採購實行全過程監督。從採購計劃制訂開始，到採購物資的使用結束，包括計劃、審批、價格諮詢、市場調查、招（議）標、簽訂合同、驗收、付款和發放等環節，每個環節都進行監督。但重點是制訂採購計劃、簽訂合同、採購價格諮詢和調查、質量驗收和結算付款幾方面的監督。對計劃的監督主要是保證計劃的合理性、可信度和準確性，對價格的監督主要是看是否進行了貨比多家，是否定期或不定期進行市場調查，按相關規定對大宗材料進行了招（議）標採購，價格是否合理；對合同的監督主要是其合法性、嚴密性和公平性，是否定期進行評審；對質量監督主要是確保按招標檔案、廠家要求和圖紙等相關技術規範要求的技術指標進行驗收；對付款監督主要是確保計劃人員按規定支付料款，避免憑個人意願擅自進行支付。總之，將監督貫穿於採購活動的全過程，確保採購管理規範化、程式化、制度化，營造一道確保企業利益不受損的堅實防護牆。

4、對物資採購進行效能監察。採購物資材料成本的高低是直接影響企業效益的重要因素，也是企業經營中最容易發生違紀違法行為的環節。加強物資採購中的效能監察，推動物資採購工作朝著規範化、制度化、科學化的管理方向發展，實行公開、公正、公平的招標採購、競價採購等管理方法，才能有效地降低生產成本、提高企業經濟效益、增強企業競爭能力，才能預防物資採購中違紀違法行為的發生，確保企業良好的生產經營秩序。

總之，採購方在買方市場有充分的比價選擇餘地，採購成本的降低也就理所當然地成為了企業降低成本的主要手段。因此，採購是企業管理中“最有價值”的部分，我們一定要根據自身的具體情況，把採購工作做好，為企業創造出最大的利益多做努力。